記賬容易查賬難——查找錯賬、防錯改錯的技巧大全

記賬的時候有時出現錯賬在所難免，查起來費時費力。古人雲(yun) ：“上山容易下山難”，會(hui) 計們(men) 不禁感慨：“記賬容易查賬難”。查賬這麽(me) 難，有沒有什麽(me) 好的方法可供借鑒?有沒有捷徑可循?下麵分享一些查賬的經驗和方法，希望能幫助大家減少查錯賬的時間，而將更多的時間和精力用在加強企業(ye) 管理和經營核算上。
除二法

記賬時稍有不慎，很容易發生借貸方記反或紅藍字記反;簡稱為(wei) “反向”。它有一個(ge) 特定的規律就是錯賬差數一定是偶數，隻要將差數用二除得的商就是錯賬數。所以稱這種查賬方法為(wei) 除二法，這是一種最常見而簡便的查錯賬方法。

例如，某月資產(chan) 負債(zhai) 表借貸的兩(liang) 方餘(yu) 額不平衡，其錯賬差數是3750.64元，這個(ge) 差數是偶數，它就存有“反向”的可能，那可以用3750.64/2=1875.32元，這樣隻要去查找1875.32元這筆賬是否記反方向就是了。如錯誤差數是奇數，那就沒有記反方向的可能，就不適用於(yu) “除二法”來查。
除九法

在日常記賬中常會(hui) 發生前後兩(liang) 個(ge) 數字顛倒、三個(ge) 數字前後顛倒和數字移位。它們(men) 共同特點是錯賬差數一定是九的倍數或者差數每個(ge) 數字之和也是九的倍數。因此，這類情況均可應用“除九法”來查找。下麵分三種情況來講。

(一)兩(liang) 數前後顛倒
這種情況除以上共同特點外還有其固有的特點，就是錯賬差數用九除得的商是錯數前後兩(liang) 數之差，例舉(ju) 如下：
1.差數是9，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是1，如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒數”。
2.差數是18/9=2，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是2，如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒數”。
3.差數是27/9=3，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是3，如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒數”。
4.差數是36/9=4，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是4，如40、51、62、73、81、95及其各位“倒數”。
5.差數是45/9=5，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是5，如50、61、72、83、94及其各位“倒數”。
6.差數是54/9=6，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是6，如60、71、82、93及其各“倒數”。
7.差數是63/9=7，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是7，如70、81、92及其各“倒數”。
8.差數是72/9=8，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是8，如80、91及其各“倒數”。
9.差數是81/9=9，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差是9，如90及其各“倒數”。
(這裏的“倒數”是指個(ge) 位與(yu) 十位前後顛倒的錯數)

例如，將81誤記18，則差數是63，以63/9=7，那麽(me) 錯數前後兩(liang) 數之差肯定是7，這樣隻要查70、81、92及其各“倒數”就是了。無需在與(yu) 此無關(guan) 的數字中去查找。

(二)三個(ge) 數字前後顛倒
這種情況除了具有共同特點外也有其固定的特點，就是三位數前後顛倒的錯賬差數都是99的倍數，差數用99除得的商即是三位數中前後兩(liang) 數之差。例舉(ju) 如下：

1.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是1，那麽(me) 數字顛倒後的差數是99，如100與(yu) 001、221與(yu) 122、334與(yu) 433、445與(yu) 544、655與(yu) 556、766與(yu) 667、889與(yu) 988、998與(yu) 899的差數都是99。

2.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是2，那麽(me) 數字顛倒後的差數則是99的一倍，即為(wei) 198，如311與(yu) 113、466與(yu) 664、557與(yu) 755、775與(yu) 577、886與(yu) 688、997與(yu) 799的差數都是198。

3.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是3，那麽(me) 數字顛倒後的差數則是99的三倍即為(wei) 297，如441與(yu) 144、552與(yu) 255、663與(yu) 366、744與(yu) 447、885與(yu) 588、996與(yu) 699的差數都是297。

4.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是4，那麽(me) 數字顛倒後的差數則是99的四倍即為(wei) 396，如551與(yu) 155、662與(yu) 266、773與(yu) 377、844與(yu) 448、955與(yu) 559的差數都是396。

5.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是5，那麽(me) 數字顛倒後的差數則是99的五倍即為(wei) 495，如550與(yu) 055、661與(yu) 166、722與(yu) 227、833與(yu) 338、944與(yu) 449的差數都是495。

6.三位數頭與(yu) 尾兩(liang) 數之差是6，那麽(me) 數字顛倒後的差數則是99×6=594;同樣，頭與(yu) 尾數之差是7，那麽(me) 數字顛倒的差是99×7=693;頭與(yu) 尾數之差是8，那麽(me) 數字顛倒的差是99×8=792;頭與(yu) 尾數之差是9，那麽(me) 數字顛倒的差是99×9=891。

(三)數字移位
這種情況也稱錯位，俗稱大小數，這是日常工作中較容易發生的差錯。除其差數和差數每個(ge) 數字之和是九的倍數外，也有其固定的特點，就是數字移位的錯誤，隻要將差數用九除得的商就是錯賬數。

例如2000錯記為(wei) 200或20000，它的差數就為(wei) 1800和18000，它們(men) 的差數和每個(ge) 數字之和都是九的倍數，將差數分別用九除，所得的商分別是200和2000，隻要查找這樣的數字就可以查到記賬移位的錯誤了。

數字移位危害很大，如前移一位它的差數就虛增了9倍，向後移一位就虛減了90%，如不及時查處就嚴(yan) 重影響會(hui) 計核算的正確性。因此，對此錯賬必須高度警惕，要及早發現糾正，確保會(hui) 計核算數字的正確反映。

由此看“9”是個(ge) 奇妙的數字。它的奇妙之處還有很多，上麵兩(liang) 位數與(yu) 其倒數的差數和三位數字與(yu) 其倒數的差數是9的倍數，數字與(yu) 其移位後的數字的差數也是9的倍數，其實任何數字與(yu) 其倒數的差數都是9的倍數，而且任何四位順序數與(yu) 其倒數之差都是3087，如4321與(yu) 1234、5432與(yu) 2345、6543與(yu) 3456其倒數的差都是3087。任何五位數順序數與(yu) 其例數之差都是41976，任何六位數順序數與(yu) 其倒數之差都是530865，任何七位數順序數與(yu) 其倒數之差都是6419754……這些差數都是9的倍數。

還有這樣一個(ge) 奇怪的數字12345679若用9乘積變成111111111，若用2×9=18乘積變成9個(ge) 2，若用3×9=27去乘，積變成9個(ge) 3……若用9×9=81乘，積變9個(ge) 9，這些說明了數字“9”的奇妙，查錯賬就可以利用9的奇妙。因此，除九法在查錯賬中占了重要的地位。
差數法

根據錯賬差數直接查找的方法叫做差數法。有以下兩(liang) 種錯賬可用此法：

第一種是漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，隻要直接查找到差數的賬就查到了，這類錯賬最容易發生在本期內(nei) 同樣數字的賬發生了若幹筆，這就容易發生漏記或重記。例如錯賬差數是1000元，本期內(nei) 發生1000元的賬有十筆，這就可以重複查找1000元的賬是否漏記或重記就是了。

第二種是串戶，串戶可分為(wei) 記賬串戶和科目匯總串戶。先講記賬串戶。如某公司在本單位有應收款和應付款兩(liang) 個(ge) 賬戶，如記賬憑證是借應收賬款某公司500元，而記賬時誤記入借應付賬款某公司500元，這就造成資產(chan) 負債(zhai) 表雙方是平衡的，但總賬與(yu) 分戶明細賬核對時應收款與(yu) 應付款各發生差數500元，這就可以運用差數法到應收賬款或應付款賬戶中直接查找500元的賬是否串戶。還有一種是科目匯總(合並)時將借應收款500元誤作為(wei) 應付借款借500元匯總了，同樣在總賬與(yu) 分類明細賬核對時這兩(liang) 科目同時發生差數500元，經過查對如記賬沒有發生串戶那麽(me) 必定是科目匯總合並時科目匯總發生差錯，查明更正就是。
象形法

在核對賬目表時較多地遇到僅(jin) 相差幾分錢的錯賬，這類錯賬最頭疼。這類錯賬一般來說是數字形狀相像而發生差錯。根據其數字形狀象形的規律去查找錯賬的方法命名為(wei) “象形法”，按其差數一般有如下規律：
　　1.如差數是1可能是3與(yu) 2，5與(yu) 6之誤。
　　2.如差數是2可能是3與(yu) 5，7與(yu) 9之誤。
　　3.如差數是3可能是3與(yu) 6，6與(yu) 9之誤。
　　4.如差數是4可能是1與(yu) 5，4與(yu) 8之誤。
　　5.如差數是5可能是1與(yu) 6，2與(yu) 7，3與(yu) 8之誤。
　　6.如差數是6可能是0與(yu) 6，1與(yu) 7之誤。
　　7.連續同數字的賬，容易發生少計或多計一位同數。如本是833330而誤記為(wei) 833333或誤為(wei) 833300，如差數是3或30而有了連續數字的賬，就可重複查找一下。這裏僅(jin) 舉(ju) 幾個(ge) 例說明，因為(wei) 個(ge) 人書(shu) 寫(xie) 數字形狀字體(ti) 不同而有區別。
順查法

當錯賬發生筆數較多，各種錯賬混雜一起時，不能用一種方法查出，那就必須用“順查法”來查，這是查錯賬的最後絕招。查賬程序基本上與(yu) 記賬程序一樣，每查對一筆就必須在賬的後端做一個(ge) 符號，這樣一筆筆查下去就一定能查出。在順查時一定要仔細認真，在順查時還必須結合以上方法同時應用。總之不要被錯賬的假象所蒙蔽而滑過去，如有漏過去又必須從(cong) 頭查起，對此，隻要仔細認真去查錯賬，就一定會(hui) 暴露出來。
優(you) 選法

為(wei) 了能較快地查出錯賬，必須在各種查錯賬方法上進行優(you) 選和在查錯賬的程序上進行優(you) 選：
查錯賬方法的優(you) 選。首先根據錯賬差數進行分析，適用哪種方法的就采用哪種方法，適用兩(liang) 種方法以上的應按“先易後難、先逆查後順查”的優(you) 選程序進行。查錯賬方法選擇當否與(yu) 查錯賬速度有關(guan) 。

查錯賬的程序上也要用優(you) 選法，就是在查賬時間的程序上先查什麽(me) 時間較好，這要看企業(ye) 大小而定，一般采用三分法。如某企業(ye) 一月份資產(chan) 負債(zhai) 表不平衡，如差數是資產(chan) 方多1001元。若本月記賬憑證共三冊(ce) 共1~30號，那麽(me) 就將第一冊(ce) 1~10號的各科目餘(yu) 額先進行試算是否平衡，若不平衡，差數也是1001元，這說明錯賬就發生在第一冊(ce) 1~10號的賬上。若1~10號是平衡的，這說明錯賬在11號憑證以後的賬上，那麽(me) 再將第二冊(ce) 11~20號上的總賬各科目餘(yu) 額進行試算，試算後即可確定，錯賬究竟發生在第二冊(ce) 11至20號憑證上還是在第三冊(ce) 21至30號憑證上。這樣錯賬的目標縮小了，便於(yu) 集中精力在小範圍中查錯賬，容易查找。
防錯方法

當掌握錯賬各種規律後，可采取一些預防發生錯賬的方法，主要有以下幾種：
(1)首先要加強複核工作。有條件的單位要配備專(zhuan) 職複核，人員少的可以采取相互複核或自我複核。複核必須從(cong) 編製記賬憑證、記賬憑證匯總、記賬、結賬、報表層層進行複核。這是預防發生錯誤的最基本方法。
(2)憑證編製和記賬時書(shu) 寫(xie) 數字要按標準書(shu) 寫(xie) ，不要寫(xie) 奇形數字，而讓記賬人員誤認誤記，從(cong) 而造成“象形”的錯誤，這是避免錯賬的重要環節。
(3)凡是製證、記賬、算賬、編製報表時思想必須高度集中，切不可一麵記賬一麵分心，那樣會(hui) 容易發生錯賬。會(hui) 計記賬時思想要高度集中，這是防止發生錯賬的根本辦法。
(4)掌握錯賬規律後，在記賬時，時刻警惕著反向、移位、顛倒、錯字、錯格、串戶等差錯的發生，這就可以有效地減少差錯。
糾錯方法

錯賬查出後必須及時糾正，要按規範糾正，嚴(yan) 禁挖、擦、補、塗改。但要采用靈活多樣的方法，大致有以下幾種：

(1)劃紅線訂正法。將錯賬的數字上劃一條紅線注銷，然後在錯賬上方記上正確的數字，並在紅線末端加蓋記賬人印章。
(2)補記差額法。查出錯賬發現少記部分差額，若用紅線更正，已結餘(yu) 額必須全部劃紅線重結餘(yu) 額，嚴(yan) 懲影響賬冊(ce) 清晰，故應采用補記少記差額的辦法，但要在補記賬的摘要欄說明於(yu) 某月某日補記和補記某月某日某號憑證少記差額。
(3)差額紅字衝(chong) 正法，查出錯賬發現借方(或貸方)多記部分差額，若用劃紅更正已結餘(yu) 額必須全部劃紅線重結餘(yu) 額，並在相同方向將多記差額用紅字衝(chong) 正，摘要說明同上。
(4)補結餘(yu) 額法。查出錯賬屬金額錯結，如錯結餘(yu) 額不多可用劃紅線更正，如已錯結餘(yu) 額賬很多，如劃紅線更正影響賬冊(ce) 清晰可采用補結正確餘(yu) 額辦法，但必須在摘要欄內(nei) 說明某月某日錯結餘(yu) 額多少特更正。
(5)全額轉正法。適用記賬串戶和科目錯用，科目匯總差錯，就采用全額轉正法，先將錯賬轉平，而後編製正確記賬憑證，摘要欄內(nei) 要詳細說明更正何月何日和憑證編號的賬。
(6)全額紅字衝(chong) 正法。一般牽涉到收入支出科目的會(hui) 計分錄先將錯誤會(hui) 計分錄用紅字衝(chong) 減，而後用藍字編製正確的會(hui) 計分錄，摘要欄要說明衝(chong) 正何月何日和憑證編號的會(hui) 計分錄。