一份特別經典的會計憑證分錄規範，財務工作人員都應該人手一份！

一、摘要必須全麵準確描述所記錄的交易事項
1.摘要內(nei) 容反映的記賬事項要詳實全麵：比如報銷憑證，摘要應注明是誰報銷、什麽(me) 時間用於(yu) 什麽(me) 事項什麽(me) 性質的費用。比如“張三報銷4月份巡店交通費”，“李四報銷招待某某公司業(ye) 務人員招待費”。

2.摘要用語要嚴(yan) 謹規範：報銷人一般要寫(xie) 明實際報銷人（也就是真正花錢的是誰，而不是代辦報銷手續的人-比如領導的秘書(shu) 代領導履行報銷手續時，實際報銷人是領導本人），另外，會(hui) 計憑證中的人名都應當使用全名，而不能用職務代替（比如不能使用“李總”、“王經理”之類的用詞）。

以此類推，有往來關(guan) 係的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當地的子公司、代理商、供應商或者客戶。凡是涉及債(zhai) 權債(zhai) 務確認的，都必須使用對方的全稱或全名，以免多個(ge) 類似名稱出現時，混淆不清。

3.摘要要盡量反映會(hui) 計人員進行交易事項的確認或會(hui) 計估計的思路，尤其是調賬憑證：比如補提攤銷費用，除了要製作能反映整個(ge) 補提攤銷費用來龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時，要說明主要的補提原因、補提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補提2012年1月租金攤銷”，“因預估金額低於(yu) 實際金額，補提2013年6-8月辦公室裝修費攤銷”，“因攤銷期限由3年改為(wei) 2年，補提2013年1-6月份轉讓費攤銷”。

二、會(hui) 計憑證借貸方科目數量的使用限製
在錄入會(hui) 計憑證時，會(hui) 計人員往往圖當時之便，加快會(hui) 計憑證錄入速度，采取一個(ge) 憑證裏麵多借多貸的方法做賬。需要注意幾點：

1.允許一借多貸或者多借一貸的會(hui) 計分錄，不允許多借多貸會(hui) 計分錄。
這裏的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，隻允許出現一個(ge) “末級科目”（並不是指隻允許出現一行分錄）；“多”是指在借方或貸方，可以出現多個(ge) “末級科目”。比如下麵的會(hui) 計分錄屬於(yu) “多借一貸”：
　　借：管理費用-市內(nei) 交通費100
　　貸：庫存現金100
　　借：銷售費用-業(ye) 務招待費200
　　貸：庫存現金200

上麵的分錄記錄了兩(liang) 筆報銷業(ye) 務，可以做在一個(ge) 會(hui) 計憑證裏麵，有兩(liang) 個(ge) 借方末級科目，一個(ge) 貸方末級科目。如果上述業(ye) 務是同一個(ge) 人報銷，還可以將貸方科目合並處理：
　　借：管理費用-市內(nei) 交通費100
　　借：銷售費用-業(ye) 務招待費200
　　貸：庫存現金300

一般而言，在處理不同性質的交易事項時，錄入憑證分錄，一借一貸的金額最好保持一致，即使隻有一個(ge) 借方或者貸方科目，也不用合並；現金和銀行憑證的分錄也不要合並。比如下麵的銀行收款憑證屬於(yu) “一借多貸”，借方科目最好不要合並，以保持與(yu) 銀行對賬單的流水一致：
　　借：銀行存款-1088賬戶200
　　貸：應收賬款-A客戶200
　　借：銀行存款-1088賬戶500
　　貸：應收賬款-B客戶500

　　2.過渡科目，不允許在一個(ge) 憑證內(nei) 進行結轉：
　　比如下麵的分錄在同一個(ge) 憑證是不允許的：
　　借：庫存商品200
　　貸：生產(chan) 成本200
　　借：主營業(ye) 務成本200
　　貸：庫存商品200

這個(ge) 憑證裏麵，“庫存商品”是過渡科目，這個(ge) 結轉過程必須分兩(liang) 個(ge) 會(hui) 計憑證處理。同時，這樣的做法也違反了上麵第1項關(guan) 於(yu) “多借多貸”的限製，借方和貸方都存在兩(liang) 個(ge) 末級科目。

另外也要注意，下麵這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限製：假設張三借了200元備用金，並在當月償(chang) 還，會(hui) 計人員為(wei) 圖方便在一個(ge) 憑證裏麵處理：
　　借：其他應收款-張三200
　　貸：庫存現金200
　　借：庫存現金200
　　貸：其他應收款-張三200

多借多貸憑證，主要是會(hui) 導致查詢明細賬的時候，“對方科目”會(hui) 混亂(luan) ，不利於(yu) 正確地使用明細賬。當借方和貸方都存在多個(ge) 末級科目的時候，現有財務軟件係統是無法分辨其中的一一對應關(guan) 係的，係統默認隻識別第一次出現的末級科目為(wei) 對方科目。比如上述生產(chan) 成本轉入庫存商品，再轉入主營業(ye) 務成本的例子，主營業(ye) 務成本的對方科目本來應該是庫存商品，但是如果處理在一個(ge) 憑證裏麵，查詢明細賬時，其對方科目就變成了生產(chan) 成本（因為(wei) 生產(chan) 成本出現在前）；而庫存商品的對方科目也是生產(chan) 成本，這樣的統計明細賬時，生產(chan) 成本就被重複計算，導致查賬錯誤。