管好知識時代的文件

　 　　按照我們(men) 傳(chuan) 統的文檔管理方法，隻有一小群工作很鄰近的人員才能方便地相互訪問文檔。但是在現代的分布式企業(ye) 中，員工的地域差異很大，文檔的增加和訪問的需求都是以指數級發展，每時每刻都可能有高價(jia) 值的內(nei) 容通過全球網絡在有交叉聯係的工作小組間產(chan) 生，同時也會(hui) 有文檔訪問的需求。因此在網絡時代，隻能由小部分人員訪問的正式文檔不再是存放知識的唯一的管理容器，今天的企業(ye) 需要一個(ge) 真正的分布式的知識文檔管理結構。那麽(me) ，如何實現這一點呢？ 　　根據企業(ye) “知識管理工程”中的收集、整理、發布和再利用四個(ge) 階段，上海研發中心提出了企業(ye) 信息化整體(ti) 解決(jue) 方案。而企業(ye) 範圍的知識文檔管理也正是知識管理初步的關(guan) 鍵組成部分，針對企業(ye) 在知識的整理和合理管理的過程中遇到的上述問題，上海研發中心提出了知識管理中心軟件——CASE/KM.Center，通過對任意數目的分布式過程進行流水化處理來提高整個(ge) 組織的競爭(zheng) 力。 　　管理文檔更有章法 　　CASE/KM.Center能做什麽(me) ？當今企業(ye) 在日常工作中麵臨(lin) 的任務主要是需要合理管理日常積累的大量信息, CASE/K.Center可以為(wei) 企業(ye) 賦予新的管理機製和安全機製，同時為(wei) 信息建立有效的利用途徑（信息的分類和重分類、相關(guan) 性匹配、相關(guan) 信息的聯接、信息存儲(chu) 的鏡像等）。先看一個(ge) 我們(men) 經常遇到的例子。 　　許多企業(ye) 現在已經通過了ISO認證體(ti) 係，但是如何更規範、合理地管理、控製和維護ISO文檔呢？ 　　對於(yu) 原先的ISO文檔的管理，企業(ye) 多以手工的方式實現，因此在實際的操作過程中，雖然管理部人員的工作強度和效率已經達到了一定程度，但是問題仍然存在。例如：文檔版本的升級無法保持一致；文檔審核、流轉周期過長；各部門之間沒有有效的對各類資料進行統一的管理，導致各個(ge) 部門無法及時有效地獲取所需信息，對企業(ye) 進一步提供生產(chan) 、銷售、服務的質量造成了一定影響。 　　CASE/KM.Center方案就可以提供有效的解決(jue) 方案。它可以幫助企業(ye) 提高技能素質、提高生產(chan) 率、提高響應能力以及加強創新。在部署CASE/KM.Center時，該方案采用以管理部為(wei) 中心，向其他部門輻射的係統結構。下麵的對比表可以體(ti) 現CASE／KM.Center帶來的效果。（如表1所示） 　　四層結構保證效果 　　CASE/KM．Center是怎樣實現上麵的管理效果呢？這是因為(wei) 它具有多個(ge) 切合企業(ye) 文檔管理需求的特點。 CASE/KM.Center知識文檔管理係統具有麵向Internet/Intranet的多種部署方式，擁有直觀有效的存儲(chu) 機製及文件鏡像功能，同時設置了針對文檔生存周期的版本控製和安全機製。當然，麵向Internet的發布功能和強大的檢索和相關(guan) 文檔定義(yi) 機製也是必須提供的。 　　這其中，為(wei) 了使知識文檔的存儲(chu) 既符合企業(ye) 網絡的結構，同時又貼近傳(chuan) 統的存儲(chu) 方式，CASE/KM.Center提供了非常有特色的四個(ge) 層次直觀的存儲(chu) 機製。 　　文件庫　這是知識文檔存儲(chu) 的第一層次。可以在此申明該文件庫的所在服務器、網絡域、庫別和管理員等相應信息，並可以在該文件庫中創建所需的文件櫃。 　　文件櫃　這是第二層次。除繼承所在文件庫的相應信息之外，還包含文件櫃的相應信息及說明等，並可以在該文件櫃中創建所需的文件夾。 　　文件夾　和上一層次類似，文件夾除了繼承所在文件櫃的相應信息之外，可以在該文件夾中創建新的文件。 　　文件分類　這是最後一個(ge) 層次。為(wei) 了方便文檔的查找和訪問，可以對文件夾中的文件按照一定的定則設定分類。 　　可以看到，CASE/KM.Center存儲(chu) 管理機製的每個(ge) 層次具有獨立的存取控製列表（ACL），控製文檔訪問、存儲(chu) 的安全性。 　　CASE/KM.Center提供靈活的組織結構定義(yi) 工具，按照實際情況製定符合需求的存儲(chu) 、使用和訪問方式，同時還支持交叉使用、訪問方式。 　　通過多種自定義(yi) 組合的部署，CASE/KM.Center可以確保不同類型的企業(ye) 製定出貼近自身特點的使用體(ti) 係，滿足企業(ye) 對知識文檔管理的要求。