從“信息孤島”到“信息大陸”——訪上汽集團信息產業投資有限公司總經理蔡龍根先生（下）

圖：上汽集團應用案例 　　其次一個(ge) 比較大的困難是在實際的係統應用實施過程中，角色轉換、觀念轉換的問題。剛才我也說了，整個(ge) 集團內(nei) 各部門、分公司信息化程度參差不齊，但辦公自動化係統就是通過網絡將企業(ye) 所有員工聯係起來，通過網絡來完成大部分工作，是全員的辦公自動化。這就要求所有人員，上至領導，下至各級員工，都應能使用電腦辦公，否則，辦公自動化就很難進行。盡管CASE OA係統的功能非常先進，使用起來也非常直觀簡單，但是畢竟有一定的技術成分，對於(yu) 習(xi) 慣於(yu) 傳(chuan) 統辦公方式而又極少接觸電腦的員工來說，立刻熟練運用OA係統進行現代化辦公，也不容易。因此，為(wei) 徹底保障開OA辦公係統的成功實施，集團對全體(ti) 員工計算機相關(guan) 培訓的工作極為(wei) 重視，這也是項目實施的計劃之一。此外，那些雖然接觸過現代辦公方式但卻更習(xi) 慣於(yu) 傳(chuan) 統辦公方式的員工，也出現過短暫的“辦公自動化恐懼症”，它需要一個(ge) 逐漸適應的過程,實際上，熟悉、適應了辦公自動化的員工，都會(hui) 愛不釋手的。 　　另一方麵，需要明確的是，任何一個(ge) 項目的實施都不是盲目的，而是基於(yu) 需要的自覺的實施。實施OA係統的突破口就是應用，提高我們(men) 的辦公效率。信息化定義(yi) 本身就是應用信息技術於(yu) 各行各業(ye) ，從(cong) 而降低成本，提高效率，不能“為(wei) 自動化而自動化”，讓花費財力、人力的一些電腦軟硬件成為(wei) 一種變相的企業(ye) 宣傳(chuan) 品、一種追趕新潮的擺設。總之，我們(men) 是真用！ 　　我們(men) 集團為(wei) 了保證OA係統的實施，專(zhuan) 門製定了一係列規章製度。如《關(guan) 於(yu) 開思/OA係統文件處理規定的實施細則》、《關(guan) 於(yu) 取消紙質信息、部分紙質文件和文件歸檔的通知》等文件，從(cong) 管理方麵進一步推動了係統的實施進度。在我們(men) 集團，中高層的幹部基本不配筆與(yu) 紙，這既可以看作一種強製性的暗示，也表明了上汽管理者對於(yu) 辦公自動化乃至整個(ge) 企業(ye) 信息化的重視。同時，為(wei) 加快落實實施，集團還與(yu) 金蝶上海研發中心組織了技術人員，專(zhuan) 門對全體(ti) 辦公員工進行辦公自動化培訓，甚至手把手地教一些電腦技能生疏的員工，力爭(zheng) 讓他們(men) 盡快適應這一新的現代自動化辦公方式。這種宏觀上清醒而務實、微觀上具體(ti) 而細致的工作使上汽集團信息化工程得以迅速地開展與(yu) 實施。 　　話外音：“我們(men) 是真用！”倘若麵前是一位並不關(guan) 注新技術行業(ye) 、對於(yu) 企業(ye) 信息化並不知曉、或者與(yu) 此無關(guan) 的人，也許隻是一句太過樸實的話。然而，對於(yu) 這位曾在IT行業(ye) 浸染多年，有著豐(feng) 富的理論及實踐經驗的高級工程師來說，如此淺顯的語言裏，一定包含了諸多的感慨。如果沒有認識到企業(ye) 信息化工作的難點，建設中存在的華而不實的問題，我們(men) 聽到的恐怕隻能是一些宏觀空洞的議論了。筆者聽到這樸實而有力的“真用”一詞，覺得蔡總對於(yu) 當前企業(ye) 信息化過程中存在的問題可以說非常清醒。 “我們(men) 是真用”，這淺顯的語句，是一位企業(ye) 信息化建設者清醒的認識，是對那種在企業(ye) 信息化方麵盲目跟進行為(wei) 的一種揶揄，它也體(ti) 現了全體(ti) 上汽人遠離盲目與(yu) 說教、清醒而務實的實幹精神！ 　　計算機周刊：目前CASE OA係統是否有明顯功效？上汽集團是否完全實現了無紙化辦公？ 　　蔡總：CASE OA實施後，縮短了文件信息和數據傳(chuan) 輸的時空距離，原本需要幾天甚至更長時間的公文傳(chuan) 輸、收文登記處理的過程，現在幾分鍾便可完成。借助CASE OA係統，集團內(nei) 部事務處理趨於(yu) 流程化，實現了信息共享，信息快速檢索功能提高了辦事效率和辦公質量。此外，CASE OA在保障信息安全、節約費用方麵也發揮了重要作用。 　　目前電子化辦公並不能完全取代紙張辦公，我覺得毫無必要，也不可能將兩(liang) 種辦公方式完全對立起來。因為(wei) 每種信息的載體(ti) 本身各有其存在的特性，就象現在網絡媒體(ti) 盛行，但是報紙、雜誌也照樣存在。紙張在傳(chuan) 遞信息方麵，比有技術或條件限製的電腦有時反而更為(wei) 自在隨意。比如記錄客戶一個(ge) 電話號碼，或者短距離的信息傳(chuan) 輸或交流等。當然，信息還是應該在一個(ge) 流暢、便捷的電子化平台上流動，實施OA係統目前可以說是科學明智的選擇。在未來的辦公過程中，紙張雖然能夠繼續發揮其辦公功能，可作為(wei) 信息流動過程中的短暫的中轉站，但是更多地傾(qing) 向於(yu) 輔助的性質。 　　如今，我們(men) 上汽集團已基本實現了電子化辦公。而且因為(wei) 集團規模大，業(ye) 務範圍廣泛，下屬子公司有幾十家，我們(men) 的網絡不是一般的企業(ye) 內(nei) 部局域網，而是廣域網，因此不但基本實現了電子化辦公，身在外地也可實現遠程辦公、異地辦公。這不僅(jin) 提高了企業(ye) 辦公的效率，保障了一個(ge) 高效、迅捷的信息流，同時也大大提高了各級管理人員、普通員工的工作積極性。 　　可以這麽(me) 說，作為(wei) 企業(ye) 信息化的一個(ge) 基礎環節，上海汽車集團辦公自動化項目實施過程不僅(jin) 適應了提高核心競爭(zheng) 力以參與(yu) 國內(nei) 外市場競爭(zheng) 的需要，也極大提高了全體(ti) 員工的素質。在展示科技力量的同時，煥發出濃鬱的人文魅力。這是上汽集團核心競爭(zheng) 力另一個(ge) 集中體(ti) 現，也暗合我們(men) 集團一直提倡的“人本管理”的理念。我們(men) 可以說上汽集團辦公已經從(cong) 最初的“信息孤島”發展成為(wei) 一個(ge) “信息大陸”。 　　事實上，辦公自動化隻是上汽集團整個(ge) 企業(ye) 信息化工程的一個(ge) 環節，但是盡管如此，我們(men) 也可以從(cong) 中看到上汽集團在企業(ye) 信息化建設方麵全局性的戰略眼光。作為(wei) 轄有幾十家合資企業(ye) 的中國龍頭汽車產(chan) 業(ye) 集團，上汽集團企業(ye) 信息化過程可以說代表了中國製造業(ye) 信息化最新的推進態勢。